Menyelesaikan Masalah dalam Rapat Formal

Masalah yang timbul dalam rapat formal yang besar jauh berbeda dengan yang timbul dalam rapat kecil. Sebagai pemimpin rapat kita akan harus menangani masalah dan memastikan kalau prosedur diikuti sehingga rapat berjalan dengan lancar.

Menangani Masalah dengan Prosedur Formal
Masalah	Prosedur yang benar
Qourum tidak tercapaiJumlah minimum peserta yang diperlukan untuk mensahkan keputusan tidak tercapai.	Tangguhkan rapat, tentukan tanggal rapat kembali. Ketentuan qourum bervariasi dalam setiap rapat, maka pelajari dulu
Peserta yang MenggangguHadirin melakukan tindakan yang mengganggu dan mengundang pengusiran	Dapatkan persetujuan dari peserta lain sebelum berusaha mengeluarkan peserta yang mengganggu tersebut.
Walk OutSebagai pemimpin rapat, Anda memutuskan keluar dari rapat sebelum agenda rapat diputuskan.	Rapat harus menunjuk pemimpin baru secepat mungkin, kalau tidak rapat bubar dengan sendirinya.
Usulan Akusisi atau MergerStruktur Modal perusahaaan dapat menjadi tidak stabil saat menghadapi tawaran pengambilalihan atau buy-out	Untuk menyetujui tawaran, kita harus menyetujui resolusi khusus, yang memerlukan persetujuan sejumlah tertentu pemegang saham.
Tawaran Pengambilalihan Oleh Pemegang SahamPemegang saham untuk mengambil alih perusahaan dengan mengumpulkan saham mayoritas.	Pelajari peraturan perusahaan untuk menentukan prosedur yang benar. Jika perusahaan tercatat di bursa saham yang berlaku.
Menutup Sebuah PerusahaanPerusahaan dapat berakhir karena gagal membayar utang-utangnya atau tidak dapat memenuhi tujuan utamanya.	Beritahu para pemegang saham, mereka harus mengajukan kepailitan ke pengadilan untuk menutup perusahaan dengan proses hukum yang benar.

Memakai Prosedur Jadi
Selalu kembali ke prosedur jika ada masalah. Prosedur membantu kita menegakkan hak peserta dan mengendalikan rapat secara efektif. Jangan lupa:

• Ada aturan untuk mengendalikan rapat, melaksanakan aksi, atau memaksakan resolusi.
• Prosedur formal umumnya mengacu pada hukum, ditetapkan oleh badan pengendali atau rapat anggota.
• Kebanyakan prosedur formal dimaksudkan untuk menjamin perlakuan adil bagi semua pemegang saham.
• Semua peserta harus tahu peraturan yang mendasari prosedur agar tahu kewajiban dan haknya.

Sederhanakan prosedur bila mungkin.
Menyesuaikan Prosedur
Sebagai pemimpin rapat, kita bertanggung jawab peserta mengekploitasi prosedur untuk kepentingan sendiri. Menyederhanakan prosedur dan memperkecil celah mungkin bis mencegah penyalahgunaannya. Proses mengubah pertauran atau prosedur tergantung pada perusahaan. Sebagai pemimpin rapat, kita mungkin bisa memutuskan sendiri, atau harus voting. Beberapa perusahaan di A.S. melindungi diri dari pengambilalihan dengan membuat prosedur yang menjadikan akuisisi sangan mahal. Perubahan sementara mungkin membuat rapat lancar, tetapi perubahan permanen harus dibuat secara hati-hati. Ingat pemimpin rapat berperan melindungi kepentingan jangka panjang anggotanya.

• Pemimpin rapat bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran rapat
• Pemimpin tidak boleh terlibat dalam adu argumentasi.
• Staf keamanan harus siap membantu setiap saat, tanpa harus mengintimidasi atau berlebihan.
• Jika temperamen para peserta meledak, segera tenangkan. Jika mereka menolak untuk tenang, mereka harus dikeluarkan dari tempat rapat.
• Pintu keluar harus tidak terhalang untuk mengeluarkan pengacau.